Toegankelijkheid van raadsinformatiesystemen

18 maart 2020

Net als vorig heeft ZorgfocuZ in de cursus Diagnose en Advisering (onderdeel van de master communicatie- en informatiewetenschappen aan de Rijksuniversiteit Groningen) een aantal actuele onderwerpen ingebracht waar we graag meer over willen weten. Recent hebben negen groepen studenten hun onderzoeksrapporten gepresenteerd aan Chiel Westra en Arjan Rozema. In dit artikel hebben geven we de highlights weer van de groepen studenten die onderzoek hebben gedaan naar de toegankelijkheid van een aantal raadsinformatiesystemen. Wij bedanken alle studenten en Dr. Wim Vuijk!

Zeg gemeente, waar vind ik nou of er dit jaar wel of geen vuurwerkshow komt?

Websites van (semi-)overheden dienen voor iedereen toegankelijk zijn. Dat wil zeggen; de informatie op de websites moet begrijpelijk en vindbaar zijn voor alle mensen, of je nu bekend bent met het onderwerp of niet. Of je nu oud of jong bent. Maar ook als je moeite hebt met de kleine lettertjes, met lange zinnen, het gebruik van een computermuis of als je niet goed kunt horen. Om beheerders van websites een duwtje in de rug te geven stelt het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’ dat voor september 2020 iedereen aan de regelgeving voor toegankelijkheid moet voldoen. Met nog een paar maanden te gaan, kijken we graag eens mee naar het raadsinformatiesysteem van een aantal Nederlandse gemeenten. Met andere woorden; hoe is het gesteld met de toegankelijkheid van de informatie vanuit de gemeenteraad? We raken hier de kern van de gemeentelijke democratie: elke burger moet de besluiten van de gemeenteraad kunnen vinden en begrijpen.

Het Raadsinformatiesysteem (RIS)

Komt er dit jaar een vuurwerkshow of mogen mensen zelf vuurwerk afsteken? Kunnen er op dit stuk braakliggend terrein extra woningen gebouwd worden? De gemeenteraad beslist op basis van het meeste-stemmen-gelden-principe vaak over zulk soort kwesties. Om het besluitvormingsproces toegankelijk te maken voor de ambtenaar, maar ook voor de burger, bestaat er zoiets als het “Raadsinformatiesysteem”. In dit systeem plaatsen gemeenten agenda’s voor vergaderingen, raadsvoorstellen, raadsbesluiten, amendementen (dat zijn tekstwijzigingen in raadsbesluit). Maar ook moties (een motie is het voorleggen van een discussiepunt) of vragen van raadsleden aan wethouders of burgermeester.

Met andere woorden, het moet de burger inzicht geven waar de discussies over gaan en wat er besloten is: wel of geen vuurwerkshow dit jaar? Maar weten burgers van het bestaan van het systeem? Kunnen ze het systeem ook vinden? En als ze het systeem eenmaal gevonden hebben, kunnen ze dan ook vinden welke partijen voor de vuurwerkshow hebben gestemd en welke tegen?

Aanpak op hoofdlijnen

Om antwoord te krijgen op de vraag hoe toegankelijk het raadsinformatiesysteem is, hebben we studenten van de Faculteit Communicatie en Informatiewetenschappen gevraagd om een aantal websites van Nederlandse gemeenten te bekijken en deze te testen op onder andere toegankelijkheid, volledigheid en begrijpelijkheid. Dit hebben ze gedaan met behulp van een vast normenkader, een zogenaamde ‘Quickscan’. Deze is eerder opgesteld in samenwerking met dezelfde faculteit en toetst bijvoorbeeld de structuur van een webpagina, de tekstkwaliteit, gebruiksvriendelijkheid en vormgeving. Ook wordt er gekeken naar aanwezige functionaliteiten, zoals de beschikbaarheid van zoekmachines, chatfuncties of het kunnen aanpassen van de lettergrootte en het contrast. Verder zijn er een klein aantal inwoners gevraagd om mee te doen aan een experiment en een interview. In het experiment hebben de studenten het zoekgedrag van de inwoners gevolgd en in het interview zijn daar nog een aantal aanvullende vragen gesteld over de ervaringen met het raadsinformatiesysteem. Bijvoorbeeld, hoe makkelijk was het voor de inwoners om een antwoord te vinden op de vraag of er een vuurwerkshow komt? Was het voor de inwoners duidelijk waar ze de informatie konden vinden? Hadden ze al wel eens eerder in het raadsinformatiesysteem gekeken?

Er valt nog een hoop winst te behalen

Hieronder staan de vier belangrijkste bevindingen op een rijtje:

  1. Er ontbreekt op de gemeentelijke website vaak een directe link naar het raadsinformatiesysteem of de link is niet opvallend genoeg. Ook zijn er teveel clicks (vaak meer dan drie) nodig om bij het systeem te komen.
  2. We stellen vast dat het voor een deel van de burgers niet direct duidelijk is dat de informatie die ze zoeken te vinden is in een dergelijk systeem. Ter illustratie; je wilt dus graag weten of je kunt beginnen met het inkopen van vuurwerk, of dat dat niet nodig is omdat de gemeente een show organiseert. Je gaat naar de website van de gemeente. Weet je dan dat je eigenlijk zoekt naar de uitslag van een motie die is ingediend door D66? En dat dit besluit terug te vinden is het in raadsinformatiesysteem? Een uitleg zoals deze “Het informatieportaal geeft toegang tot alle beleidsvelden waarbinnen de verschillende informatiebronnen zijn opgenomen” draagt er ongetwijfeld niet aan bij dat je het raadinformatiesysteem zal gebruiken hiervoor.
  3. De teksten op de algemene website en in het raadsinformatiesysteem zijn niet altijd goed te begrijpen. Er wordt vaak gebruik gemaakt van vaktaal (‘jargon’), zonder dat er aanvullende uitleg wordt gegeven.
  4. De vormgeving blijkt een sterke kant van het systeem. De onderdelen zijn netjes gegroepeerd, ze hebben constante kleuren en lettergroottes, en er is een duidelijke symmetrie in het systeem. Het feit dat de vormgeving bij iedere gemeente vrijwel gelijk is, maakt het makkelijker voor de gebruiker om het systeem te begrijpen wanneer diegene informatie van verschillende gemeentes wil inzien of wanneer diegene bijvoorbeeld verhuist naar een andere gemeente.

Zoekgedrag

De studenten van de Faculteit Communicatie en Informatiewetenschappen hebben ook onderzocht hoe snel mensen binnen het raadsinformatiesysteem een specifiek document kunnen vinden. Soms lukte dit vliegensvlug, maar soms gaven mensen het ook op; niet te vinden. Uit het zoekgedrag van mensen zijn een aantal belangrijke adviezen af te leiden, aldus de studenten:

Als mensen informatie zoeken via de zogenaamde menubalken blijkt dat veel lastiger en veel tijdrovender dan wanneer er de zoekbalk gebruikt wordt. Probleem: sommige mensen weten de zoekbalk niet te vinden. Het advies aan gemeenten is dan ook om de zoekbalk duidelijk zichtbaar te maken voor gebruikers. Zet hem bijvoorbeeld in het midden van de website, geef hem een mooie kleur of zorg er op een andere manier voor dat de zoekbalk gelijk in het oog springt. 

Het duidelijk laten zien van de zoekbalk is alleen nog niet genoeg. Het kan ook best lastig zijn om te bedenken welke zoektermen je gebruikt. Met alleen de term ‘vuurwerk’ heb je gelijk honderden resultaten te pakken. Zorg er als gemeente voor dat je mensen een beetje op weg helpt met voorbeeldzoektermen. Het is belangrijk dat bij het gebruik van de zoekbalk, resultaten ook gefilterd kunnen worden. We zijn namelijk niet op zoek naar het vuurwerkbeleid uit 2013, of naar een agenda-stuk waarin het onderwerp alleen wordt aangekaart, we zoeken naar het besluit, gepubliceerd in 2019.

Als dan éénmaal het juiste document gevonden wordt, helpt het de burger nog nét een beetje meer als de titel van het bestand ook overeenkomt met de verwachtingen. Zo zou ‘Motie M2 aanpak jaarwisselingsproblematiek’ ook ‘uitslag motie D66 omtrent jaarwisselingsproblematiek’ kunnen heten.

Tot slot

Met dit artikel hebben we een eerste inkijkje gegeven in de belangrijkste uitkomsten van een aantal onderzochte websites. Al met al stellen we vast dat er best wat verbeteringen noodzakelijk zijn om het raadsinformatiesysteem te laten voldoen aan de toegankelijkheidseisen. Ondanks dat er slechts een aantal gemeentelijke websites en systemen zijn bekeken, vermoeden we dat deze problemen en daarmee ook adviezen voor meer gemeenten gelden. Benieuwd naar de toegankelijkheid van het raadinformatiesysteem van je eigen gemeente? Op de website van onderzoek- en adviesbureau ZorgfocuZ vind je meer informatie over de “QuickScans” die de studenten hebben gebruikt bij dit onderzoek.