Automatisch meten bij cliëntervaringsonderzoeken

25 september 2018

Vanuit ZorgfocuZ hebben wij het afgelopen jaar vele gemeenten geholpen met het uitvoeren cliëntervaringsonderzoeken Wmo, Jeugdwet, Participatiewet en ander maatwerk onderzoek. Bij diverse klanten zijn wij tevens gestart met het continu meten van cliëntervaringen. Het idee hierachter is vrij simpel. Cliënten worden niet jaarlijks achteraf gevraagd naar hun ervaringen, maar zo snel mogelijk nadat de toegangsfase is afgerond of nadat de zorg geleverd is. De ervaringen met continu meten zijn zeer positief met relatief hogere respons en kwalitatief betere feedback van cliënten. Dit komt omdat de ervaringen van cliënten met de zorg of de toegang nog vers in het geheugen zitten en ze de evaluatievragenlijst daardoor ook beter in kunnen vullen.

Opzet en voordelen van automatisch meten

Om jaarlijks onderzoek te doen of om continue metingen uit te voeren, dienen wij periodiek van gemeenten bestanden met cliëntgegevens te ontvangen zodat wij een meting kunnen uitzetten. Wij merken dat er bij gemeenten steeds meer de behoefte ontstaat om dit proces van dataverzameling te automatiseren. Vanuit ZorgfocuZ zijn wij met diverse gemeenten in gesprek om dit mogelijk te maken.

Wij zorgen er in dit geval voor dat er een koppeling wordt gemaakt tussen het registratiesysteem van een gemeente (waarin cliënten die een beschikking krijgen worden geregistreerd, bijvoorbeeld Centrix) met onze enquêtetool (waarmee wij vragenlijsten versturen aan cliënten). Als dit is ingeregeld, kunnen gemeenten vanaf dat moment nieuwe cliënten registreren en hen tevens vragen of ze een vragenlijst willen ontvangen. Daarna wordt automatisch een seintje naar onze enquêtetool gestuurd. Cliënten die de vragenlijst willen ontvangen, krijgen vervolgens een evaluatievragenlijst toegestuurd. Doordat de vragenlijsten niet alleen per email, maar juist ook per post verstuurd kunnen worden, sluiten wij hiermee aan bij de richtlijn van de VNG om in het geval van het cliëntervaringsonderzoek Wmo cliënten een schriftelijk vragenlijst te versturen.

Deze manier van automatiseren leidt ertoe dat gemeenten veel minder werk hebben van onderzoek. Daarnaast hoeven cliëntbestanden met persoonsgegevens niet meer onnodig over en weer verstuurd te worden. Gemeenten zijn hiermee dan ook veel meer in lijn met de richtlijnen vanuit de AVG.

Aanmelden pilot voor ontwikkeling online dashboard

Naast het automatiseren van verzendingen zijn wij op dit moment bezig om de laatste hand te leggen aan de nieuwste update van ons online dashboard. Ons dashboard wordt door gemeenten op dit moment al gebruikt om tussentijdse resultaten van de continue metingen in te zien. Dit levert gemeenten realtime inzichten op en daarmee ook directe sturingsinformatie. Onze nieuwe update gaat echter een stapje verder waarbij het straks voor gemeenten mogelijk is om zelf analyses en vergelijkingen te kunnen doen. Veelgebruikte analyses zoals bijvoorbeeld een vergelijking tussen bepaalde doelgroepen of een vergelijking met voorgaande metingen of met buurgemeenten kunnen straks zelf door gemeenten worden gedaan zonder onze tussenkomst. De resultaten van de onderzoeken kunnen via een export functie eenvoudig worden geprint in een overzichtelijk rapport.

Wij zijn nog op zoek naar enkele gemeenten die mee willen doen aan een pilot. In de pilot gaan wij nader in gesprek met gemeenten om vast te stellen waar hun behoeftes liggen als het gaat om een dergelijk dashboard. Vervolgens vragen wij gemeenten om nieuwe functionaliteiten van ons dashboard in een beta-versie te testen en input te leveren over wat goed werkt en wat eventueel nog verbeterd kan worden.

Gemeenten krijgen hiermee inspraak in de wijze waarop ons dashboard wordt doorontwikkeld en hebben hiermee ook de mogelijkheid om te ervaren of zij een dergelijk dashboard in de toekomst willen gaan gebruiken. Het gebruik van ons dashboard is kosteloos voor deelnemende gemeenten.

Voor meer informatie over continu meten, automatisch meten of onze pilot, kunt u telefonisch contact opnemen met onze’s collega Martin Bloem of Dennis Kremer via een e-mail sturen naar m.bloem@zorgfocuz.nl of d.kremer@zorgfocuz.nl.